Em muitas entidades formadoras, a certificação DGERT é encarada como uma meta administrativa: preparar documentação, responder à DGERT, obter a decisão favorável e seguir em frente.
Na prática, é aqui que começa o maior risco.
Porque a DGERT não avalia apenas documentos, avalia a capacidade da entidade para funcionar de forma consistente ao longo do tempo.
E isso não depende de um dossiê bem organizado. Depende de processo.
Quando a DGERT depende de uma pessoa, o sistema já é frágil
É comum encontrarmos entidades onde:
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a certificação “vive” na coordenação pedagógica,
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ou num técnico específico,
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ou num consultor externo.
Enquanto essa pessoa está disponível, tudo parece controlado.
Quando muda de funções, sai da entidade ou simplesmente fica sobrecarregada, começam a surgir falhas difíceis de explicar, mas fáceis de prever.
Procedimentos deixam de ser seguidos, documentos não são atualizados, práticas desviam-se do que está definido. Não por negligência, mas porque o conhecimento nunca foi verdadeiramente partilhado.
DGERT não é burocracia. É organização.
Um sistema DGERT bem implementado reflete-se no dia a dia:
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na forma como a formação é planeada,
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na forma como os formadores são selecionados e acompanhados,
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na forma como se avalia e se melhora,
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na clareza das responsabilidades internas.
Quando a equipa não compreende o sistema, cada pessoa faz o melhor que sabe — mas nem sempre dentro do mesmo critério. É assim que surgem incoerências, versões diferentes de documentos e práticas que “sempre foram feitas assim”, mesmo quando já não fazem sentido.
A integração de novos elementos é um ponto crítico (e muitas vezes esquecido)
A entrada de novos colaboradores expõe rapidamente fragilidades no sistema DGERT.
Sem uma abordagem estruturada:
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os procedimentos não são explicados,
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a lógica do sistema não é contextualizada,
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a importância da atualização documental não é clara.
O resultado não é desinteresse. É desorientação.
E mais tarde, quando surgem inconformidades, a causa raramente está nas pessoas, está na ausência de um processo claro de alinhamento interno.
O que deve estar sempre atualizado e não pode depender de uma só pessoa?
Independentemente da dimensão da entidade, há elementos críticos que toda a equipa envolvida deveria conhecer:
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estrutura organizacional e responsabilidades,
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procedimentos de planeamento, execução e avaliação da formação,
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critérios de seleção e gestão de formadores,
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instrumentos de avaliação e respetivos registos,
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evidências do funcionamento do sistema,
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mecanismos de análise e melhoria contínua.
Quando existe clareza sobre o que existe, para que serve e quem mantém, o sistema torna-se mais robusto e menos vulnerável a falhas individuais.
Certificação DGERT sustentável é certificação partilhada
As entidades que mantêm a certificação DGERT de forma tranquila ao longo do tempo têm algo em comum:
o sistema não depende de memória individual, mas de entendimento coletivo.
Não é necessário que todos dominem o referencial. É essencial que todos compreendam o seu papel no processo e o impacto das suas ações.
Isso reduz erros, aumenta a consistência e transmite confiança, internamente e perante entidades externas.
A questão-chave não é “temos a documentação em dia?”
É: a equipa compreende o sistema que sustenta essa documentação?
Quando esta pergunta não tem uma resposta clara, o risco está instalado, mesmo que tudo pareça “em ordem”.
É por isso que cada vez mais entidades optam por estruturar o conhecimento interno sobre o sistema DGERT, garantindo que:
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a informação não fica concentrada,
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novos elementos são integrados com clareza,
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e o sistema de qualidade se mantém vivo no dia a dia.
Criar este alinhamento não acontece por acaso. Exige método, estrutura e uma visão clara do processo — do início à manutenção.
E é exatamente aí que começa a diferença entre ter certificação DGERT e ter um sistema DGERT que funciona.